Ein Zeitwertkonto stellt für Unternehmen und ihre Mitarbeitenden eine strategische Möglichkeit dar, Arbeitszeitflexibilisierung und langfristige finanzielle Absicherung zu kombinieren. Einmal im Unternehmen eingeführt, kann der Wechsel des Anbieters eines solchen Modells notwendig werden, wenn sich unternehmerische Rahmenbedingungen ändern oder bestehende Sicherungs- und Administrationslösungen nicht mehr den Anforderungen entsprechen. Ein erfolgreicher Anbieterwechsel erfordert eine vorausschauende Planung, die alle relevanten rechtlichen, administrativen und finanziellen Aspekte berücksichtigt. Da der „Anbieter“ häufig aus mehreren Beteiligten wie

• Juristen / Rechtsdienstleistern
• alter und neuer Sicherung, ggfls. Treuhändern
• alter und neuer Kontenverwaltern
• alter und neuer Kapitalanlageanbietern (Fondsgesellschaft / Versichererungen)

besteht, kann eine Neuordnung komplex und kostenintensiv werden, wenn man sie nicht von Beginn an gut plant und strukturiert.

Denkbar sind dabei die folgenden unterschiedlichen Fallkonstellationen, bei denen alle Elemente oder nur ein Element ausgetauscht werden / wird:

• Wechsel des Rechtsdienstleisters
• Wechsel des Treuhänders bzw. der Insolvenzsicherungslösung
• Wechsel des Kontenverwalters
• Wechsel des Kapitalanlagemodells / Kapitalanlageanbieters

Die Anbieter für ZWK-Dienstleistungen sind hier sehr unterschiedlich aufgestellt. Es gibt Anbieter, die alle Elemente aus einem Haus oder auf unterschiedliche beteiligte Anbieter verteilt haben. Viele Beteiligte erhöhen erfahrungsgemäß die Komplexität.

Dabei empfiehlt es sich in jedem Fall im Unternehmen neben der Personalabteilung frühzeitig die Rechtsabteilung, Finanzabteilung, IT-Verantwortliche, den Datenschutz, ggfls. die Arbeitnehmervertretung und nicht zuletzt die Mitarbeitenden kommunikativ einzubinden.

Eine Art „High-Level-Leitfaden“ für ein solches Projekt kann hilfreich sein, um von Beginn an die richtigen Schritte zu gehen:

1. Gründe für den Anbieterwechsel

Die Entscheidung für einen Anbieterwechsel kann aus verschiedenen Motiven resultieren:

• Unternehmensstrukturveränderungen:
  • Firmenverkäufe oder Fusionen erfordern eine Anpassung der betrieblichen Vorsorgesysteme an die Systeme des übernehmenden Unternehmens.
  • Wenn ein Unternehmen aus einem Konzern ausscheidet (z.B. Spinn-off, Outsourcing) setzt der bisherige Konzerntreuhänder die Sicherung oftmals nicht fort, was einen neuen Treuhänder erforderlich macht. Bei der Anlage in Spezialfonds kann es ebenfalls sein, dass die Kapitalanlage gewechselt werden muss.
• Unzufriedenheit mit dem bisherigen Anbieter:
  • Eine nicht zufriedenstellende Kapitalanlagestrategie, die nicht den gewünschten Ertrag oder die erforderliche Sicherheit bietet.
  • Ein aus Sicht des Unternehmens unzureichendes Serviceniveau oder mangelnde Erfüllung der administrativen Erwartungen verbunden mit hohen administrativen Aufwänden auf der Unternehmensseite.
  • Hohe oder intransparente Kostenstrukturen.
• Optimierung der wirtschaftlichen Rahmenbedingungen:
  • Unternehmen prüfen kontinuierlich die Kosten ihrer Vorsorgelösungen, insbesondere im Hinblick auf Treuhand- und Administrationsgebühren sowie die Konditionen für die Insolvenzsicherung oder auch der Kapitalanlage. Bereits der Ausschreibungsprozess kann jedoch sehr kostenintensiv sein, sodass der Preisunterschied bei gleicher oder besserer Qualität durchaus erheblich sein muss, damit sich ein Anbieterwechsel unter reinen Kostenaspekten überhaupt lohnt.

2. Arbeitsrechtliche Betrachtung

Beim Anbieterwechsel muss sichergestellt sein, dass bereits erworbene Ansprüche der Mitarbeitenden vollständig erhalten bleiben.

• Anpassung der Verweise auf die ggfls. neue Insolvenzsicherung, Kontenverwaltung und Kapitalanlage
• Einbinden der Arbeitnehmervertretung
• Prüfung, ob der neue Anbieter die rechtlichen Aspekte eines Zeitwertkontos berücksichtigt

3. Insolvenzsicherung

Wird die Insolvenzsicherung ausgetauscht müssen die folgenden Punkte beachtet werden, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen und die Ansprüche der Mitarbeitenden weiterhin zu wahren:

• Gleichwertigkeitsgutachten bei Treuhandlösungen
  • Der Treugeber muss meist dem neuen Treuhänder eine Bestätigung über eine gleichwertige Sicherung durch ein Gutachten einer auf Insolvenzrecht spezialisierten Kanzlei vorlegen.
    
    
• Zustimmung der beschäftigten resp. Arbeitnehmervertreteung
  • § 7e Abs 8 SGB IV schreibt vor, dass eine Ablösung der Insolvenzsicherung nur mit Zustimmung der Beschäftigten (und mit gleichwertigem Insolvenzschutz, wie vorbenannt) erfolgen kann. Entsprechend sind diese Zustimmungen von den Beschäftigten oder deren Interessenvertretung einzuholen
    
    
• Übertragungsvereinbarung zwischen drei Parteien
  • Zentrales Element ist die Übertragungsvereinbarung zwischen dem Unternehmen (Treugeber), dem bisherigem Treuhänder und dem neuen Treuhänder. Hier wird der Stichtag, der Übertragungswert des Treugutes von der alten auf das neue Kapitalanlagemodell samt der Bankverbindungen vereinbart, sowie das der alte Treuhänder von seiner Aufgabe entbunden wird nach vollständiger Übertragung der Wertguthaben.
    
    
• Verpfändungs- und Pfandfreigaben bei Verpfändungslösungen
  • Falls das bisherige Modell eine Verpfändung der Zeitwertguthaben vorsah, müssen die Mitarbeitenden dem Wechsel des Sicherungsmodells in eine Treuhandlösung zustimmen.
• Prozess
  • Abgleich der bestehenden Erstattungsprozesse mit den Abläufen des neuen Treuhänders.

4. Kontenführung und Administration

Die technische und organisatorische Übertragung der Zeitwertkonten erfordert eine detaillierte Abstimmung zwischen dem alten und dem neuen Kontenverwalter. Dabei gibt es verschiedene Varianten der Datenmigration:

• Übernahme der aktuellen Guthabenstände:
  • In der einfachsten Form der Übertragung werden lediglich die aktuellen Salden (getrennt nach Arbeitsentgeltguthaben, Arbeitgeberbeiträgen und Arbeitgeberbeiträgen zur Sozialversicherung) übernommen. Bisherige Transaktionen und historische Wertstände gehen verloren oder müssen gesondert archiviert werden.
• Übertragung der Guthaben inkl. der Summe der Ein- und Auszahlungen:
  • Hierbei werden über die Übernahme der Guthaben hinaus die Wertentwicklung der Zeitwertkonten berücksichtigt, um eine transparente Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.
• Komplette Übertragung aller historischen Daten:
  • Eine vollständige Übernahme aller bisherigen Transaktionen inklusive detaillierter Bewegungsdaten ist selten, da dies sehr aufwendig und kostenintensiv ist.

Weitere administrative Aspekte:

• Allgemeines
  
  • Grundsätzliche Daten zum Zeitwertkontenmodell (Einbringungs- und Entnahmearten)
    
    
• Stammdaten
  
  • Prüfung der Erforderlichkeit personenbezogener Datenübertragungen im Einklang mit der DSGVO (z. B. Personalnummer, Name, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse)
  • Bisheriger und neuer Umgang mit Konzernwechslern
• Übernahme bestehender Einzahlungs- und Auszahlungspläne:
  
  • Sicherstellung der unterbrechungsfreien Fortführung bereits vereinbarter Pläne.
• Berücksichtigung offener Transaktionen:
  • Integration ausstehender Erstattungen oder Umbuchungen in das neue System. Idealerweise sollten zum Stichtag keine offenen Transaktionen vorhanden sein.
• Schnittstellen zur Gehaltsabrechnung (Payroll):
  • Abstimmung mit den internen HR- und Payroll-Systemen zur Vermeidung von Inkonsistenzen.
• Abgleich der Portalinhalte:
  • Sicherstellung, dass das neue System den arbeitsrechtlichen Anforderungen und mindestens den bisherigen Nutzererwartungen entspricht.
• Abgleich der Werte des bisherigen Kontenverwalters und der Rückdeckung
  
  • Hier muss sichergestellt werden, dass die Werte der Assets und der Administrationsdaten konsistent sind und ggfls. Abweichungen erklärt und dokumentiert werden.
    
    
• SV-Luft (sofern beim Kontenverwalter geführt)
  
  • Zum Stichtag der Übertragung ist die SV-Luft zu bilden und der Wert an den neuen Administrator zu übergeben.
  • Übermittlung der kompletten Historie inkl. Beiträgen, Auszahlungen, Steuererstattungen, thesaurierenden Fonds.

5. Kapitalanlage und steuerliche Auswirkungen

Die Kapitalanlage der Zeitwertkonten stellt einen essenziellen Bestandteil der Anbieterwechselstrategie dar. Die unterschiedlichen Eigenschaften der Anlagemodelle müssen - sofern die Kapitalanlage umstrukturiert werden soll - bei der Übertragung berücksichtigt werden:

• Unterschiedliche Rückdeckungsmodelle mit eigenen Herausforderungen
  
  • Versicherungslösungen (Kapitalisierungstarife oder Einzelverträge)
  • Fondsdepots mit unterschiedlichen Anlagestrategien
  • Hybridmodelle, konkret Kombination aus Versicherung und Fonds
  • Bankkonten
  • Bankbürgschaften, Bankgarantien
• Optionen beim Anbieterwechsel:
  
  • Übernahme der bestehenden Kapitalanlage:
    • Legitimation des neuen Treuhänders beim Anbieter
    • Prüfung der Handelbarkeit und möglicher Rundungsdifferenzen ggfls. bei einer neuen depotführenden Stelle oder Übertrag auf ein neues Treuhandkonto.
  • Neuaufsatz mit Liquidation der bisherigen Anlage:
    • Verkauf der bestehenden Kapitalanlagen und Neuinvestition gemäß der neuen Struktur
      
      
• Steuerliche Auswirkungen:
  • Unterschiede in der steuerlichen Behandlung wie z.B. zwischen Kapitalgesellschaften und Personengesellschaften sind zu berücksichtigen.
  • Möglicher Nachschuss durch das Unternehmen abgeführter Steuern, um steuerliche Nachteile für die Mitarbeitenden zu vermeiden.
  • Prüfung im Kontext der Finanzbuchhaltung, da die Kapitalanlagemodelle unterschiedliche steuerliche und bilanzielle Wirkungen entfalten können. Hier ist insbesondere die Finanzabteilung einzubinden.
• Zustimmung der Teilnehmenden bei Verpfändungslösungen
  
  • Falls das bisherige Modell eine Verpfändung der Zeitwertguthaben vorsah, müssen die Mitarbeitenden dem Wechsel der Kapitalanlage durch Pfandfreigabe zustimmen. Dies kann insbesondere bei alten Versicherungsverträgen mit höheren Garantieversprechen zur Herausforderung werden.

6. Kommunikation und Schulung

Ein Anbieterwechsel erfordert eine klare und umfassende Kommunikationsstrategie, um Unsicherheiten zu vermeiden und eine reibungslose Umstellung zu gewährleisten:

• Unternehmensebene:
  
  • HR-Abteilungen und Payroll-Teams sollten umfassend geschult werden, um den Übergangsprozess optimal zu begleiten.
    
    
• Mitarbeiterebene:
  
  • Klare und verständliche Kommunikation über anstehende Änderungen, insbesondere zu neuen Plattformzugängen und administrativen Prozessen.
  • Bereitstellung von Schulungsmaterialien und Support-Angeboten zur schnellen Eingewöhnung in die neue Systemumgebung.

Fazit

Der Wechsel des Treuhänders, Administrators und / oder ggfls. der Kapitalanlage eines Zeitwertkontos will gut überlegt sein. Je nachdem ob einzelne oder alle Elemente verändert werden, ist es ein vielschichtiger Prozess, der eine detaillierte Planung und sorgfältige Umsetzung erfordert. Die Sicherstellung der durchgängigen Insolvenzsicherung, die reibungslose Migration der Daten und Kapitalanlagen sowie eine transparente Kommunikation mit allen Beteiligten sind entscheidende Erfolgsfaktoren.

Die Kooperationsbereitschaft des abgebenden Anbieters kann insbesondere im Bereich der Treuhand und der Administration Aufwand und Ergebnis stark beeinflussen.

Am Ende müssen die Elemente vor wie nach einem Wechsel zusammenspielen. Daher ist es empfehlenswert auf der Unternehmens- wie auf der Anbieterseite jeweils Projektverantwortliche  mit fachlichen und technischen Kenntnissen und idealerweise Erfahrungen zu benennen, um mit dem Wechsel die gewünschten Ziele am Ende auch zu erreichen.