Mitarbeiter-Self-Service oder Employee-Self-Service Prozesse, verstanden als web-basierte oder mobile Anwendungsprogramme mit denen Mitarbeiter eigene personalbezogene Daten selbst anlegen, anzeigen, ändern oder Genehmigungsprozesse starten können, kommen im HR-Bereich verstärkt zur Anwendung. So werden in vielen Unternehmen beispielsweise die Änderung von Adressen oder die Beantragung von Urlaubswünschen im Self-Service durchgeführt.

Die Gestaltung des Entgeltumwandlungsprozesses bei Zeitwertkonten als Mitarbeiter-Self-Service beinhaltet verschiedene Vorteile. Einbringungsmöglichkeiten aus unterschiedlichen Entgelt- und Zeitbestandteilen, die Anpassung von Umwandlungswünschen im monatlichen Rhythmus und die Differenzierung der Umwandlungsmöglichkeiten nach Mitarbeitergruppen führen zu einer zunehmenden Komplexität und einem hohen Aufwand in der Personalabteilung, wenn diese Umwandlungswünsche monatlich manuell eingegeben bzw. geändert werden müssen. Hier bietet eine als Self-Service ausgestaltete Lösung die Möglichkeit, diesen Einbringungsprozess transparent und effizient zu organisieren.

Bei der Ausgestaltung dieses Prozesses sind jedoch bestimmte Aspekte zu beachten, um die erwünschten Vorteile sicherzustellen. Für diese Punkte werden nachfolgend Gestaltungsmöglichkeiten und Umsetzungsalternativen aus der Praxis beschrieben.

Diese Gestaltungsmöglichkeiten werden anhand einer Prozessgestaltung diskutiert, in der ein Mitarbeiter-Self-Service Frontend, ein Abrechnungssystem und ein Zeitwertkonten-Administrationssystem separate Einheiten bilden und mittels Datenaustausch kommunizieren. In einzelnen Fällen können alle drei Elemente auch in einem integrierten System auftreten oder das Mitarbeiter-Self-Service Frontend in das Personal-Abrechnungssystem oder in das Administrationssystem eingebunden sein. Der Großteil der folgenden Ausführungen ist auch für diese Konstellationen gültig.

Abbildung 1: Beispiel Prozessgestaltung

Grundlagen des digitalen Entgeltumwandlungsprozesses

Im Kontext von Entgeltumwandlungsprozessen wird in einigen Fällen diskutiert, ob rechtliche Rahmenbedingungen die Ausgestaltung dieses Prozesses als Mitarbeiter-Self-Service verhindern. Inzwischen herrscht der Konsens vor, dass die Umsetzung eines digitalen Entgeltumwandlungsprozesses nicht an rechtlichen Hürden oder Schriftformerfordernissen scheitert. Dieses zeigen exemplarisch Bader/May[1] in Ihrer Abhandlung oder auch Voigt/Ziegler/Ries[2] in ihren Ausführungen.

Eine Voraussetzung für diesen Prozess bildet die Authentifizierung des Mitarbeiters. Hier finden sich in der praktischen Ausgestaltung Anmeldungen über Benutzername/Passwort oder auch über Single-Sign-On (SSO) Verfahren. Vereinzelt werden zur Erhöhung der Sicherheit noch Zwei-Faktor Authentifizierungsverfahren eingesetzt, wie z.B. eine per SMS versandte Transaktionsnummer (mobile TAN).

Das Mitarbeiter-Self-Service-Frontend

Startpunkt des digitalen Umwandlungsprozesses ist nach der Authentifizierung des Mitarbeiters die Eingabe der Entgeltumwandlungswünsche in einem digitalen Umwandlungsformular bzw. einer Umwandlungsmaske.

Abbildung 2: Einbringungsmaske monatliche Umwandlung Langzeitkonto – Beispiel 1

Abbildung 3: Beispiel Einbringungsmaske monatliche Umwandlung Langzeitkonto – Beispiel 2

Bei der Gestaltung dieser Umwandlungsmasken sind verschiedene Aspekte zu beachten, die nachfolgend dargestellt sind.

Abbildung der Umwandlungsmöglichkeiten

Die Ausgestaltung der Umwandlungsmöglichkeiten ergeben sich aus dem Tarifvertrag bzw. der Betriebsvereinbarung oder einzelvertraglichen Vereinbarungen. Viele Regelungen zu Zeitwertkonten beinhalten vielfältige Einbringungsmöglichkeiten, die sich auf verschiedene Entgelt- und Zeitbestandteile erstrecken.

Bei der Gestaltung der Umwandlungsmaske ist zu empfehlen, alle im Tarifvertrag oder der Betriebsvereinbarung zugelassenen Einbringungsarten abzubilden. Die Benennung der Umwandlungsmöglichkeiten sollte ebenfalls die Bezeichnung aus der Vereinbarung bzw. der Einbringungslohnart widerspiegeln, um die Eingabemöglichkeiten für den Mitarbeiter eindeutig zu benennen.

Entgelt- und Zeitbestandteile

Bei der Gestaltung von digitalen Einbringungsformularen bzw. Umwandlungsmasken ist für jede Lohnart die Einheit des Eingabewertes festzulegen.

Bei der Umwandlung von Entgeltbestandteilen kommen vielfach Einbringungsmöglichkeiten aus dem laufenden Arbeitsentgelt und aus Einmal- bzw. Sonderzahlungen zur Anwendung. Hierbei wird überwiegend die Einheit „EUR“ verwendet. Während die Höhe des laufenden Arbeitsentgelts im Voraus feststeht und somit ein Einbringungsbetrag genau spezifiziert werden kann, ist dieses bei Einmal- und Sonderzahlungen nicht immer der Fall. Für diese Fälle kann eine Einbringung als Prozentwert festgelegt werden. Möglich ist auch, bei der Eingabe eines Umwandlungswunsches aus einer Einmalzahlung zwischen einer Prozenteingabe und eines EUR-Betrages zu wählen.

Als Zeitbestandteile sind vielfach Überstunden und Urlaubstage zur Einbringung zugelassen. Obwohl auch hier eine Eingabe als EUR-Betrag möglich wäre, ist vielfach bei Urlaubstagen die Anzahl der Tage und bei Überstunden die Anzahl der Stunden einzugeben. Diese Variante hat den Vorteil, dass sie für den Mitarbeiter transparenter und die anschließende Reduzierung von Überstunden- und Urlaubstagenkonten in Zeiterfassungssystemen einfacher vorzunehmen ist. Die Bewertung eines Urlaubstages bzw. einer Überstunde mit einem EUR-Betrag ist dann im Abrechnungssystem vorzunehmen.

Einige Vereinbarungen sehen eine Einbringung von Resturlaubstagen oder Überstundensalden zu einem bestimmten Zeitpunkt vor. In diesen Fällen, in denen entweder alle oder keine Tage oder Stunden eingebracht werden können, hat sich die Ausgestaltung mit einer Checkbox bewährt, die für die Variante „alle“ aktiviert wird.

Zeitliche Komponente

Mit Einbringungsprozessen im Self-Service besteht nicht mehr die Notwendigkeit, Anpassungen der Umwandlungswünsche z.B. nur einmal jährlich zuzulassen. Änderungen der Einbringungswünsche sind jederzeit möglich und können dann im nächsten monatlichen Abrechnungslauf verarbeitet werden.

Bestimmte Einbringungen können jedoch nur zu festgelegten Zeitpunkten im Jahr erfolgen. Im Gegensatz zu laufendem Arbeitsentgelt, welches in der Regel monatlich eingebracht werden kann, sind Einbringungen aus Urlaubstagen oder Einmalzahlungen nur zu bestimmten Stichtagen möglich. Hierbei empfiehlt es sich, diese Stichtage in der digitalen Erfassung abzubilden. Flexible Gestaltungsmöglichkeiten schaffen hier matrixbasierte Erfassungsmasken, die in den Zeilen die Einbringungsmöglichkeiten und in den Spalten die Monate darstellen. Ist z.B. eine Umwandlung aus einer Einmalzahlung nur in den Monaten April und November möglich, ist auch nur in diesen Zellen eine Eingabe möglich und die Zellen für alle weiteren Monate dieser Einmalzahlung sind deaktiviert.  

Ebenfalls hilfreich sind Funktionalitäten, wiederkehrende Umwandlungswünsche, sogenannte Daueraufträge, zu erfassen. Diese finden vielfach bei der Einbringung aus laufendem Arbeitsentgelt Anwendung und können z.B. über die Aktivierung einer Checkbox „Dauerauftrag“ bei der Eingabe des Umwandlungswertes realisiert werden.

Abbildung 4: Beispiel Einbringungsmaske mit Dauerauftragsfunktion

Plausibilisierungen

Bei der digitalen Erfassung von Umwandlungswünschen sind bestimmte Plausibilisierungen direkt bei der Werteeingabe möglich.

Bei der Erfassung von Einbringungen können pro Einbringungsart Mindest- (z.B. 50 EUR) und Höchstwerte (z.B. 5 Urlaubstage) festgelegt und direkt bei der Eingabe auf Gültigkeit überprüft werden. Diese Grenzen sind in der Regel direkt in der Zeitwertkontenvereinbarung festgelegt und eine Gültigkeitsprüfung lässt sich einfach realisieren. Ebenfalls sollte die Eingabe von vollen EUR-Beträgen sowie von vollen Überstunden und ganzen Urlaubstagen sichergestellt werden.

Der Gestaltung von Plausibilisierungsmöglichkeiten über verschiedene Einbringungsarten und Monate (z.B. höchstens 500 EUR pro Jahr) hingegen sind Grenzen gesetzt. Solche einbringungsartenübergreifenden Maximalwerte pro Jahr können in dem Self-Service Frontend nur mit hohem Aufwand geprüft werden, da hierzu zusätzliche Daten auf aktueller Basis aus dem Abrechnungs- und dem Administrationssystem zur Verfügung gestellt werden müssen. Somit empfiehlt sich für diese Konstellationen, wie auch für die Validierung der Mindestverdienstgrenze, eine Prüfung im Abrechnungssystem.

Konfiguration nach Mitarbeitergruppen

Viele Zeitwertkontenvereinbarungen lassen für Mitarbeitergruppen unterschiedliche Einbringungsmöglichkeiten zu. So sind beispielsweise vielfach Unterscheidungen zwischen tariflichen und außertariflichen Bereich bei den Einbringungsmöglichkeiten zu beobachten.

Hier erweist es sich als sinnvoll, die digitalen Umwandlungsmasken bzw. Einbringungsformulare für diese Mitarbeitergruppen zu konfigurieren. Eine Zuordnung der Masken zu den Mitarbeitergruppen erfolgt über ein Kennzeichen in den Stammdaten des Mitarbeiters. Somit können dem Mitarbeiter genau die passenden Einbringungsarten angezeigt und Fehleingaben vermieden werden.

Bei einer solchen Differenzierung ist ebenfalls festzulegen, wie mit bestehenden Umwandlungswünschen umzugehen ist, wenn der Mitarbeiter die Mitarbeitergruppe (z.B. vom tariflichen in den außertariflichen Bereich) wechselt. Da ein automatischer Transfer von Umwandlungswünschen nur zwischen gleichen Einbringungsarten möglich ist hat es sich bewährt, dass Mitarbeiter nach einem solchen Wechsel neue Einbringungswünsche eingeben.

Arbeitgeberzuschüsse

In einzelnen Zeitwertkontenvereinbarungen bezuschusst der Arbeitgeber bestimmte Einbringungen. Bei diesem sogenannten „Matching“ werden in der Regel prozentuale Zuschüsse für bestimmte Einbringungsarten (z.B. für Einbringungen aus Entgelt, nicht aber für Einbringungen aus Zeitbestandteilen) erteilt, die häufig mit Mindest- und Höchstbeträgen ausgestaltet sind.

Diese Zuschüsse können bei einfacher Ausgestaltung (z.B. 10% Zuschuss auf alle Einbringungen aus laufendem Arbeitsentgelt) in dem Self-Service Frontend gerechnet und an das Abrechnungssystem exportiert werden. Bei komplexeren Ausgestaltungen des Bonifizierungssystems empfiehlt sich jedoch die Berechnung des Zuschussbetrages in dem Abrechnungssystem selbst.

Unterschiedliche Anlagemöglichkeiten

In einigen Wertkontenmodellen kommen verschiedene Kapitalanlageprodukte zum Einsatz. Dieses ist häufig der Fall, wenn neben Freistellungen vor Altersrentenbeginn auch sogenannte Sabbaticals als Verwendungsmöglichkeit angeboten werden. Die Mindestgarantie der eingezahlten Beträge führt dann dazu, dass für das Sabbatical in der Regel eine risikoärmere Anlagekonzeption hinterlegt wird als für die Verwendung unmittelbar vor Altersrentenbeginn.

In diesen Fällen tritt neben den beiden Dimensionen Einbringungsart und Zeit noch eine dritte Dimension, nämlich der Verwendungszweck auf, die bei der Gestaltung der Umwandlungsmaske berücksichtigt werden muss. Dieses kann in der Weise geschehen, dass sich der Mitarbeiter z.B. über einen vor- oder nachgeschalteten Auswahldialog entscheidet, ob seine Umwandlungen für den Verwendungszweck Sabbatical oder die Freistellung vor Altersrentenbeginn vorgenommen werden sollen. Eine alternative Möglichkeit besteht darin, dass die zwei Umwandlungsmasken für diese beiden Verwendungszwecke unter- oder nebeneinander abgebildet werden.

In jedem Fall gestalten sich bei diesen dreidimensionalen Einbringungsmöglichkeiten Plausibilisierungsprüfungen schwieriger, da z.B. Mindest- oder Maximalwerte pro Einbringungsart über die Verwendungszwecke hinweg geprüft werden müssen.

Kommunikation mit dem Abrechnungssystem

Export an das Abrechnungssystem

Die in dem Self-Service Frontend erfassten Werte müssen an das Abrechnungssystem übermittelt werden. Hier empfiehlt sich eine monatliche Übermittlung in einem textbasierten Format (z.B. txt oder csv). Ein genauer Terminplan für diese Lieferungen, der den Zeitbedarf des Abrechnungssystems für die Prüfung und Verarbeitung berücksichtigt, sollte im Vorfeld festgelegt werden. Dieser Zeitpunkt des Export der Umwandlungswünsche bestimmt gleichzeitig das Ende der Eingabemöglichkeiten des Mitarbeiters für die jeweilige Umwandlungsperiode (z.B. der 20. des Monats) und kann dem Mitarbeiter in der Umwandlungsmaske auch angezeigt werden.

Anpassungsmöglichkeiten nach Lohnarten

Dieser monatliche Export der Umwandlungswünsche beinhaltet neben eindeutigen Identifizierungsmerkmalen des Mitarbeiters (z.B. Sozialversicherungsnummer/Personalnummer) mindestens die Einbringungsart, den Wert und die Einheit. Werden über das Abrechnungssystem die Geldflüsse an die Kapitalanlage initiiert sind im Falle von unterschiedlichen Anlagemöglichkeiten diese Parameter noch nach dem Verwendungszweck zu unterschieden.

Für eine effizientere Verarbeitung im Abrechnungssystem ist eine Konfiguration des Parameters Einbringungsart auf die spezifischen Lohnarten des Abrechnungssystems zu empfehlen. So kann beispielsweise anstatt des Textes „Umwandlung aus laufendem Gehalt“ mit „4711“ direkt die Nummer der Abzugslohnart verwendet werden. Weiterhin ist festzulegen, ob bei einem monatlichen Export alle Werte oder nur Änderungen exportiert werden sollen. Dieses ist besonders bei dem Umgang mit Daueraufträgen aus laufendem Gehalt wichtig. Hierbei hat sich in vielen Fällen der Export als Änderungsmeldung als hilfreich erwiesen. Weiterhin kann auch der Export um zwei Datumsfelder „gültig ab“ und „gültig bis“ pro Einbringungsart erweitert werden. Dadurch können dann sowohl monatliche als auch andere Einbringungsperioden integriert werden.

Berechnung von Werten

Bei der Gestaltung von digitalen Umwandlungsprozessen wird vielfach die Frage gestellt, an welcher Stelle die Umrechnungen von Zeit in Geld oder von prozentualen in absolute Werte stattfinden sollen – im Self-Service Frontend oder im Abrechnungssystem.

Eine Umrechnung von Zeit in Geld oder auch von prozentualen in absolute Werte (z.B. 30% einer Einmalzahlung) außerhalb des Abrechnungssystem setzt voraus, dass die benötigten Basisdaten (z.B. Überstundensätze, Höhe der Einmalzahlung) aktuell zum Zeitpunkt der Berechnung vorliegen. Hierfür ist ein Datentransfer aus dem Abrechnungssystem in das Self-Service Frontend notwendig, um diese Berechnungen durchzuführen. Im Hinblick auf zeitliche Aspekte, beispielsweise steht die Höhe von bestimmten Einmalzahlungen erst kurz vor dem Abrechnungstermin fest, den Aufwand für die Etablierung dieser Schnittstelle und der Berechnungslogik sowie dem Umstand, dass bei der Einbringung von Urlaubstagen und Überstunden neben den umgerechneten EUR-Beträgen auch noch die Stundenanzahl bzw. Anzahl der eingebrachten Urlaubstage übermittelt werden muss um die entsprechenden Abzüge in der Zeiterfassung sicherzustellen, empfiehlt sich eine Umrechnung direkt in dem Abrechnungssystem.     

Prüfungen im Abrechnungssystem

Obwohl einige Plausibilisierungen direkt in der Einbringungsmaske vorgenommen werden können verbleibt die finale Prüfung im Abrechnungssystem. Ob Umwandlungen das sozialversicherungsrechtliche Minimum tangieren oder ob eine Lohnpfändung die Umwandlung verhindert – mindestens diese Validierungen müssen im Abrechnungssystem durchgeführt werden. Zudem ist bei der Umwandlung von Zeitbestandteilen zu prüfen, ob die gewünschten Einbringungen zum Zeitpunkt der Abrechnung auch auf dem Zeit- bzw. Urlaubstagekonto vorhanden sind.

Als Ergebnis dieser finalen Prüfungen im Abrechnungssystem kann sich eine Reduzierung oder eine Ablehnung von Umwandlungswünschen ergeben. Die abgerechneten Einbringungen werden dem Mitarbeiter zwar auf seiner Gehaltsabrechnung ausgewiesen, dennoch besteht in einigen Fällen der Wunsch, dem Mitarbeiter zusätzlich einen Vergleich zwischen seinen gewünschten und den tatsächlich durchgeführten Einbringungen anzuzeigen. Hierfür ist es dann notwendig, Daten aus dem Abrechnungssystem und dem digitalen Einbringungsformular zu vergleichen und das Ergebnis in Form einer Maskenanzeige oder eines Dokuments darzustellen.

Ausschließlich online oder auch gedruckt?

Bei der Gestaltung von digitalen Umwandlungsprozessen wird empfohlen, die Werteeingabe ausschließlich über das Self-Service Frontend zuzulassen und keinen parallelen Einbringungsprozess in Papierform zu etablieren. Die gleichzeitige Abgabe eines Umwandlungswunsches in Papierform und über einen digitalen Umwandlungsprozess führt zu Problemen bei der Verarbeitung im Abrechnungssystem, wenn Rangfolgen nicht im Vorfeld eindeutig festgelegt wurden.

Bei einigen Modellen erklärt der Mitarbeiter in seiner schriftlichen Teilnahmeerklärung gleichzeitig einen initialen Umwandlungswunsch. Bei einer solchen Ausgestaltung, insbesondere wenn initiale Umwandlungswünsche als Dauerauftrag erklärt worden sind, hat es sich als vorteilhaft erwiesen, diese initialen Wünsche in die Erfassungsmaske zu überführen und Änderungen ausschließlich über den digitalen Prozess zuzulassen.

Kommunikation mit dem ZWK-Administrationssystem

Export aus dem Abrechnungssystem an das Administrationssystem

Die für die Einbringung in das Zeitwertkonto relevanten Abzugslohnarten und, in Abhängigkeit der Zuständigkeiten, auch die Daten für die Führung der Sozialversicherungsluft sind nach der Abrechnung an das Administrationssystem zu übertragen. Hier empfiehlt sich ebenfalls eine monatliche Übermittlung in einem textbasierten Format (z.B. txt oder csv).

Führung der Zeitwertkonten

Auf Basis der Daten aus dem Abrechnungssystem wird die Wertguthabenführung in dem Administrationssystem vorgenommen. Diese Wertguthabenführung basiert ausschließlich auf den Daten aus dem Abrechnungssystem. In einem Self-Service Frontend eingegebene Wünsche können niemals direkt für die Wertguthabenführung herangezogen werden, da wegen der finalen Prüfungen nur das Abrechnungssystem die maßgeblichen Werte bereitstellen kann.

Fazit und Ausblick

Einbringungsprozesse bei Zeitwertkonten als Mitarbeiter-Self-Service finden in der Praxis mehr und mehr Anwendung. Wenn bestimmte Rahmenbedingungen bei der Ausgestaltung berücksichtigt werden, lässt sich dieser Prozess transparent und effizient gestalten.

Über den Einbringungsprozess hinaus sind bei Zeitwertkonten auch weitere Self-Services denkbar. So kann beispielsweise die Beantragung einer Freistellungsphase ebenfalls über einen solchen Prozess vorgenommen werden. Im Vergleich zu dem Einbringungsprozess ist hierbei zu berücksichtigen, dass verschiedene Daten aus dem Administrationssystem, wie z.B. die aktuelle Höhe des Wertguthabens, und auch organisationsspezifische Genehmigungsprozesse abzubilden sind.

[1] Bader/May, 2020: Die digitalisierte Entgeltumwandlung, in Der Betrieb Nr. 34 24.08.2020
[2] Voigt/Ziegler/Ries, 2019: Arbeitsrechtliche und steuerliche Aspekte der Digitalisierung in der betrieblichen Altersversorgung – vom Bärendienst zum Wunschportal, in Betriebliche Altersversorgung 6/2019