In diesem Newsletter-Beitrag gehen wir den Fragen nach, welche Gestaltungsparameter für Zeitwertkonten aus personalwirtschaftlicher Sicht eine Rolle spielen, welche personalwirtschaftlichen Ziele durch welche Gestaltungsformen sinnvoll unterstützt werden können und welche Erfahrungen die Mitgliedsunternehmen bisher mit verschiedenen Gestaltungsformen gesammelt haben.

I. Einbringungsmöglichkeiten in das Zeitwertkonto

Grundsätzlich kann in ein Zeitwertkonto nur Arbeitsentgelt eingebracht werden. Dabei kann in eine Einbringung aus Entgelt oder aus Zeitguthaben unterschieden werden. Welche Einbringungen im Einzelfall ermöglicht werden, kann im einzelnen Unternehmen in der gemäß Flexi-II-Gesetz erforderlichen „schriftlichen Vereinbarung“ (also in der Regel in einer Betriebsvereinbarung) individuell gestaltet werden. Die wichtigsten gebräuchlichen Formen der Einbringung werden im weiteren dargestellt.

Dabei ist bei allen nachfolgend beschriebenen Einbringungsformen grundsätzlich zu beachten, dass sie durch einen ggf. geltenden Tarifvertrag gedeckt sein müssen. So kann z.B. eine Einbringung aus dem tariflichen Monatsentgelt problematisch sein, wenn dies im Tarifvertrag nicht ausdrücklich vorgesehen ist. Die Einbringung von Zeitguthaben in ein Zeitwertkonto kann ebenfalls im Konflikt zum Tarifvertrag stehen, wenn dieser generell keine langfristige Verwendung von Zeitguthaben (also z.B. einen zwingenden Zeitausgleich innerhalb maximal eines Jahres) vorsieht.

Grundsätzlich sind bei allen Einbringungen die sozialversicherungsrechtlichen Grenzen zu berücksichtigen: Das Entgelt darf aufgrund der gesetzlichen Vorgaben durch eine Einbringung nicht unter die 400 €-Grenze rutschen und auch ein Abrutschen in die Gleitzone sollte vermieden werden. Pfändungen und die Bedienung von Darlehen haben Vorrang vor einer Einbringung in ein Zeitwertkonto. Zur Vermeidung von Nachteilen für die Mitarbeiter und dadurch ausgelösten Streitigkeiten sollte bei der Gestaltung der Einbringungen stets darauf geachtet werden, dass dadurch keine für den Mitarbeiter unerwünschten Nebeneffekte entstehen. Ein solcher ggf. unerwünschter Effekt wäre z.B. die Unterschreitung der Verdienstgrenze für eine private Krankenversicherung (sofern dies im speziellen Fall nicht gerade erwünscht ist) oder die Reduktion des Anspruchsbetrags für eine betriebliche Altersversorgung, wenn deren Höhe vom Endgehalt des Mitarbeiters im Jahr vor seinem Renteneintritt abhängt.

Abgesehen von der Beachtung dieser eher formalen Notwendigkeiten sollte sich die Gestaltung der Einbringungsmöglichkeiten an der personalpolitischen Zielsetzung orientieren: Was will das Unternehmen personalpolitisch insgesamt und speziell durch das Instrument der Zeitwertkonten erreichen? Und welche Einbringungsformen sind am besten geeignet, diese personalpolitischen Ziele zu erreichen?

Tabelle 1 (siehe unten) gibt eine kurze Zusammenfassung der beschriebenen Einbringungsmöglichkeiten.

1. Einbringung aus Zeitguthaben

Das Einbringen von Zeitguthaben in ein Zeitwertkonto hat grundsätzlich den Vorteil, dass damit keine kurzfristige finanzielle Einbuße für den einzelnen Mitarbeiter verbunden ist. Der Mitarbeiter verzichtet nicht auf die Auszahlung eines sonst sofort fälligen Entgeltbestandteils, sondern wandelt einen Anspruch auf bezahlte Freizeit, der ohnehin in der Regel nicht oder nicht sofort zur Auszahlung gekommen wäre, in ein Wertguthaben um. Aus diesem Grunde sollte der Gestaltungsschwerpunkt für Einbringungsmöglichkeiten immer dann auf das Einbringen aus Zeitguthaben gelegt werden, wenn mit dem Instrument des Zeitwertkontos auch und gerade die Gruppe der Mitarbeiter in den niedrigeren Gehaltsstufen erreicht werden soll. Da gerade in diesen Gruppen von Mitarbeitern der höchste Anteil derjenigen zu erwarten ist, die nicht ohne gesundheitliche Einschränkungen bis zum Renteneintrittsalter arbeiten können und denen auch eine Reduktion des Rentenniveaus durch vorzeitigen Renteneintritt finanziell am schwersten fällt, liegt der Gestaltungsfokus von Zeitwertkonten-Modellen häufig auf diesen Einbringungen aus Zeitguthaben.

Eine typische Form der Einbringung in Form von Zeit besteht darin, dass die Mitarbeiter bestehende Zeitguthaben zu bestimmten Zeitpunkten nach definierten Regeln in ihr Zeitwertkonto überführen dürfen. Beispiele für solche Regelungen sind:

• Ein Gleitzeitkonto wird in Form eines Ampelkontos geführt, in dem Überschreitungen bestimmter Bandbreiten als Gelb- bzw. Rotphase des Kontos definiert werden. Gelangt ein Konto in die Rotphase oder kann es über einen längeren Zeitraum nicht aus der Gelb- in die Grünphase zurückgeführt werden, sind zwischen Mitarbeiter und Führungskraft Abbaupläne zu vereinbaren. Ein Teil solcher Abbaupläne kann die Überführung in ein Zeitwertkonto sein.
• Überschreitet ein Zeitkonto zum Stichtag (z.B. Jahresende) die vorgegebene Obergrenze, kann der überschreitende Betrag auf Antrag des Mitarbeiters und mit   Genehmigung   der   Führungskraft  in das Zeitwertkonto überführt werden.
• Angeordnete Mehrarbeit soll in einem bestimmten Zeitraum in Freizeit ausgeglichen werden. Ist dies nicht möglich, kann der Mitarbeiter nach Ablauf des Zeitraums die Überführung des Freizeitanspruchs in sein Zeitwertkonto verlangen.

Ein anderer Ansatz zur Einbringung von Zeitguthaben in Zeitwertkonten ist eine systematische Erhöhung der Wochenarbeitszeit gegenüber der normalen tariflichen Wochenarbeitszeit, wobei die zusätzlichen Wochenstunden ganz oder teilweise in ein Zeitwertkonto einfließen. So könnte ein Unternehmen beispielsweise für eine Organisationseinheit statt der tariflichen 38 Stunden eine Wochenarbeitszeit von 40 Stunden vereinbaren und damit regelmäßig zwei Arbeitsstunden pro Woche dem individuellen Zeitwertkonto gutschreiben. Solche Ansätze werden häufig in Produktionsbetrieben verfolgt, in denen eine verlängerte Arbeitszeit nur dann zu sinnvollen Ergebnissen führt, wenn sich alle oder zumindest der überwiegende Anteil der Mitarbeiter daran beteiligen.

Ein ähnlicher Grundgedanke ist der, einen definierten Anteil der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit von den Mitarbeitern freiwillig in das Zeitwertkonto einbringen zu lassen. Soweit es sich nicht um eine gegenüber der tariflichen Arbeitszeit erhöhte Wochenarbeitszeit handelt, entspricht dies einem (vorübergehenden) Gehaltsverzicht der Mitarbeiter.

Eine relativ ungewöhnliche, aber in der Praxis tatsächlich vorkommende Einbringungsform besteht darin, dass auch für Mitarbeiter in Vertrauensarbeitszeit pauschale Zeitwerte in ein Zeitwertkonto eingestellt werden. Dabei wird davon ausgegangen, dass diese Mitarbeiter im Durchschnitt mehr Arbeitsstunden leisten als tarifvertraglich vorgesehen sind. Da im Rahmen der Vertrauensarbeitszeit aber keine Arbeitszeiten erfasst und bewertet werden, wird ein pauschaler Wert vereinbart, der jedem an diesem Modell beteiligten Mitarbeiter wöchentlich oder monatlich seinem Zeitwertkonto gutgeschrieben wird.

Auch die Umwandlung von Reisezeiten oberhalb der täglichen Sollarbeitszeit in Wertguthaben gehört zu den eher selten praktizierten Formen der Einbringung.

Zu den häufigsten praktizierten Einbringungsformen gehört dagegen die Möglichkeit, nicht genommene Urlaubstage, die ansonsten zu verfallen drohen, in ein Zeitwertkonto einbringen zu lassen. Dabei muss natürlich berücksichtigt werden, dass jeder Mitarbeiter Urlaubstage zumindest im Umfang des gesetzlichen Mindesturlaubs auch tatsächlich in Anspruch nimmt.

Bei der Einrichtung von Zeitwertkonten-Modellen wird den Mitarbeitern häufig die Option geboten, Zeitguthaben, welche die vorgesehenen Grenzen der kurz- oder mittelfristig orientierten Zeitkonten überschreiten, einmalig mit der Inbetriebnahme des neuen Modells in ihre Zeitwertkonten zu übernehmen.

Tabelle 1: Übersicht über verschiedene Einbringungsformen in Zeitwertkonten

2. Einbringung aus dem Entgelt

Die Einbringung von Entgeltbestandteilen ist für Zeitwertkontenmodelle besonders dann relevant, wenn das Modell auch für gut verdienende Mitarbeiter attraktiv gestaltet werden soll, wenn also z.B. die Attraktivität als Arbeitgeber für hochqualifizierte Mitarbeiter ein Ziel des Modells ist.

Die wohl häufigste Option der direkten Einbringung von Entgeltbestandteilen besteht darin, dass Sonderzahlungen der unterschiedlichsten Art vom Mitarbeiter in sein Zeitwertkonto eingebracht werden können. Dazu zählen:

• Ein dreizehntes oder vierzehntes Monatsgehalt
• Boni, Tantieme oder ähnliche Sonderzahlungen
• Gewinnbeteiligungen
• Teile des Urlaubs- oder Weihnachtsgeldes

Ebenfalls relativ häufig wird die Möglichkeit angeboten, den Gegenwert geleisteter Mehrarbeit unmittelbar einem Zeitwertkonto gutzuschreiben, anstatt sie auszuzahlen oder zunächst einem betrieblich genutzten Zeitkonto für einen späteren Zeitausgleich zuzuschreiben.

Grundsätzlich kann auch die Möglichkeit geboten werden, Teile des laufenden Entgelts dem Zeitwertkonto anzurechnen, statt es sofort auszuzahlen.

Eine seltenere, aber auch in der Praxis genutzte Option ist die Möglichkeit, Prämien, z.B. aus dem betrieblichen Vorschlagswesen, in Gutschriften für das Zeitwertkonto umzuwandeln.

Schließlich wird in Wertguthaben-Vereinbarungen regelmäßig auch die Möglichkeit geboten, pauschale Zahlungen, z.B. für geleistete Rufbereitschaften, in ein Zeitwertkonto einzubringen. Eine ähnliche Option stellt die Regelung des Chemie-Tarifvertrags („Demografie-fonds“) dar, der einen jährlichen Pauschalbetrag vorsieht, der in Zeitwertkonten eingestellt werden kann.

3. Erfahrungen mit den unterschiedlichen Einbringungsformen

Aus den im Fachkreis vertretenen Mitglieds-Unternehmen können folgende Erfahrungen im Umgang mit den verschiedenen Einbringungsformen berichtet werden:

Im Zusammenhang mit der Einbringung von Zeitguthaben in Zeitwertkonten ist eine deutliche Information an die Mitarbeiter zu empfehlen, dass ggf. durch die Umwandlung der Zeitguthaben in Geld (wie sie durch die Flexi-II-Gesetzgebung vorgeschrieben ist) eine heute eingebrachte Stunde zum Zeitpunkt der Entnahme nicht zwingend genau einer Stunde Freistellung entsprechen muss. Trotz Garantie des Werterhalts kann zu einem späteren Zeitpunkt (z.B. weil der Stundensatz des Mitarbeiters stärker gestiegen ist als das angelegte Wertguthaben) das in Stunden umgerechnete Wertguthaben geringer sein als die Anzahl eingebrachter Arbeitsstunden. Ein solcher Effekt kann grundsätzlich durch eine Verzinsungszusage oder eine entsprechende Bezuschussung der Wertguthaben durch den Arbeitgeber vermieden oder gedämpft werden. Sofern ein solches Risiko besteht, sollten die Mitarbeiter jedoch ausdrücklich darauf hingewiesen werden, da sie es aus den ansonsten üblichen Formen von Zeitkonten gewohnt sind, eingebrachte Stunden 1:1 wieder entnehmen zu können.

Die Möglichkeit der Einbringung aus dem Überlauf von Gleitzeit-Konten oder angeordneter Mehrarbeit werden in der Regel stark genutzt, fördern also die Beteiligung der Mitarbeiter am Instrument des Zeitwertkontos. Dem steht ein Risiko in Form eines Anreizes für unproduktive Arbeitszeit gegenüber, dem durch geeignete Maßnahmen (Steuerung des Arbeitszeitverbrauchs) entgegen gewirkt werden muss.

Eine verpflichtende Einbringung eines Teils einer über die tarifliche Wochenarbeitszeit hinausgehenden Arbeitszeit (z.B. bei Nutzung der 40 h-Klausel aus dem Metalltarif) erhöht die Beteiligung am Modell und ist dann gleichzeitig ein Türöffner für das Einbringen weiterer Entgelt-Bestandteile: Wenn für die Mitarbeiter ohnehin schon quasi automatisch Wertguthaben entstehen, sind sie leichter dazu zu gewinnen, sich auch für weitere Einbringungen zu entscheiden.

Eine pauschale Gutschrift für Mitarbeiter in Vertrauensarbeitszeit ist insofern nicht unproblematisch, als der Gutschrift für das Zeitwertkonto keine eindeutig nachvollziehbare Gegenleistung des Mitarbeiters gegenüber steht. Sofern eine solche Gutschrift nicht von vorneherein als Arbeitgeberzuschuss gemeint ist, sind damit hohe Anforderungen an die Führungskräfte verbunden, die eine entsprechende Gegenleistung über die Vereinbarung und Überprüfung von Leistungszielen mit den Mitarbeitern sicherstellen müssen.

Die Einbringung von Resturlaubstagen wird seitens der Betriebsräte oder Gewerkschaftsvertreter oft kritisch gesehen. Die Mitarbeiter selbst begrüßen diese Möglichkeit häufig. Aus Sicht der Personalabteilungen gibt es widersprüchliche Aspekte zu dieser Option: Einerseits besteht die Notwendigkeit der Nutzung des Urlaubs zum Zweck der Erholung (gerade auch vor dem Hintergrund, dass Mitarbeiter zukünftig länger im Arbeitsprozess bleiben müssen, ist die Erholung durch regelmäßig genommenen Urlaub für die langfristige Arbeitsfähigkeit der Mitarbeiter von großer Bedeutung), andererseits kommt es in der Praxis relativ häufig zur Situation sich ansammelnder Resturlaubsansprüche, für die es kaum gute Möglichkeiten der Inanspruchnahme gibt. Letzteres ist häufig allerdings auch ein Symptom mangelhafter Planung und Steuerung von Arbeitszeiten (Ansammlung von Resturlaub als Ventil zum Umgehen von Begrenzungen auf Zeitkonten) – ein Problem, das unabhängig von der Nutzung eines Zeitwertkontenmodells in jedem Fall betrieblich gelöst werden sollte.

Bei übertariflicher Wochenarbeitszeit ist eine Einbringung in ein Zeitwertkonto ein gutes Instrument, um die unmittelbaren finanziellen Differenzen für die Mitarbeiter zu mindern und dem Risiko vorzubeugen, dass die Mitarbeiter sich in ihrer Lebensführung auf ein nicht langfristig gesichertes Entgeltniveau einstellen. Auch administrativ ist dies meist leichter zu gestalten als sich regelmäßig verändernde Entgeltzahlungen.

In Kombination mit einem vorgeschalteten Beschäftigungssicherungskonto (also einem betrieblich genutzten Langzeitkonto zum Ausgleich längerfristiger konjunktureller Zyklen) lassen sich Zeitkontenregelungen schaffen, die Einbringungen von Zeit in das Zeitwertkonto ermöglichen und gleichzeitig auch die betrieblich notwendige Arbeitszeitflexibilität erhalten. Über das Beschäftigungssicherungskonto werden dann die Einbringungen in die Zeitwertkonten so kanalisiert und ggf. begrenzt, dass auf dem Beschäftigungssicherungskonto ausreichende Zeitguthaben entstehen, um Phasen schwächerer Nachfrage ohne Stellenabbau oder Kurzarbeit durchstehen zu können. Durch die Möglichkeit der Einbringung von Arbeitszeit in das Zeitwertkonto ohne unmittelbaren Entgeltverlust kann so die Beteiligungsquote bei den Mitarbeitern in den niedrigeren Entgeltgruppen erhöht werden, gleichzeitig bleibt die betrieblich notwendige Arbeitszeitflexibilität erhalten.

Die Möglichkeit, Reisezeiten oberhalb der täglichen Soll-Arbeitszeit in das Zeitwertkonto einzubringen, löst ein häufiges Problem in Arbeitszeitvereinbarungen. Reisezeiten sollen nicht gleichrangig wie Arbeitszeit bezahlt werden, aber auch nicht völlig unter den Tisch fallen. Durch die Verlagerung in das Zeitwertkonto (also den Verzicht auf unmittelbare Bezahlung oder kurzfristigen Zeitausgleich) wird die Attraktivität der Bewertung von Reisezeit in den Augen der meisten Mitarbeiter begrenzt. Kostenseitig wirkt sie sich allerdings auch bei diesem Vorgehen in gleicher Weise aus wie normale Arbeitszeit. Eine Alternative dazu könnte sein, die Reisezeit nur mit einem reduzierten Anteil in die Zeitwertkonten einfließen zu lassen.

Häufig werden in den Betriebsvereinbarungen zum Zeitwertkontenmodell die Einbringungsmöglichkeiten nach oben begrenzt, um extreme Verwendungen auszuschließen, die nicht mehr der Grundidee des Modells entsprechen. In der Praxis der im Fachkreis Personalwirtschaft vertretenen Unternehmen anzutreffende Beispiele solcher Begrenzungen sind:

• Deckelung auf zweifache Beitragsbemessungsgrenze, um das Risiko für den Arbeitgeber in Form dafür einzustellender Sozialversicherungs-Anteile zu begrenzen
• Deckelung auf z.B. 1.000 oder 1.500 € pro Monat und / oder 15.000 € pro Jahr für Tarif-Mitarbeiter
• Begrenzung des je Monat eingebrachten Volumens auf 12,5 % des monatlichen Einkommens
• Begrenzung des Gesamtvolumens eines Zeitwertkontos auf einen maximalen Freistellungs-Zeitraum von 5 Jahren